Legal Secretary / Paralegal

Doel van de functie

Om kantoorondersteuning en juridische secretariële bijstand te bieden aan ons management en het klantenteam in verband met onze dagelijkse diensten en taken jegens onze (internationale) klanten.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Opzetten, onderhouden, verwerken en/of bijwerken van bestanden, dossiers en/of andere documenten
• Verantwoordelijk voor inkomende en uitgaande post, inclusief koerierszendingen
• Verantwoordelijk voor algemene facilitaire zaken en bestellingen voor kantoorbenodigdheden, enz.
• Coördineren van de dagelijkse gang van zaken op kantoor
• Assisteren en ondersteunen van het cliëntenteam bij de dagelijkse dienstverlening voor een portefeuille van internationale cliënten
• Het regelen van de registratie van wijzigingen van cliëntgegevens bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, zoals wijzigingen van de contactgegevens, bestuurders, procuratiehouders, etc.
• Organiseren van bestuurs-/aandeelhoudersvergaderingen en opstellen van notulen en besluiten met ondersteuning van de Senior Legal
• Assisteren bij compliance zaken
• Verlenen van andere gerelateerde ondersteunende diensten waar en wanneer nodig
• Te allen tijde voldoen aan het beleid en de procedures van Ocorian en deelnemen aan de voortdurende herziening en ontwikkeling ervan

Van alle medewerkers wordt verwacht dat ze onze kernwaarden belichamen die ten grondslag liggen aan alles wat we doen en die de vaardigheden en gedragingen weerspiegelen die we allemaal nodig hebben om succesvol te zijn. Dit zijn:

• We zijn AMBITIEUS - We denken en handelen wereldwijd en grijpen elke kans aan om onze klanten en medewerkers te ondersteunen - waar ter wereld ze zich ook bevinden.
• We zijn AGILE - Onze onafhankelijkheid van elke financiële instelling geeft ons de flexibiliteit en vrijheid om dingen eenvoudig, efficiënt en effectief te houden.
• We zijn COLLABORATIEF - We nemen de tijd om de behoeften van onze klanten te begrijpen, zodat we elke keer gepersonaliseerde oplossingen kunnen leveren.

• Ervaring in de financiële en/of juridische dienstverlening als juridisch secretaresse of een andere opleiding op juridisch gebied is een groot voordeel bij uw sollicitatie.
• Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om effectief te communiceren met klanten en collega's op alle niveaus
• Het vermogen om onder druk en binnen deadlines te werken
• Vloeiende beheersing van de Nederlands taal en een gemiddelde beheersing van de Engelse taal is een pré
• Kennis van Microsoft Office, met name Word, Excel, Adobe en Outlook
• Goede organisatorische vaardigheden, aandacht voor details en het vermogen om methodisch en nauwkeurig te werken
• In staat om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen indien nodig
• Flexibiliteit, motivatie en enthousiasme
• Teamgeest